课程背景

行政文秘是领导的得力助手，接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件，文秘的形象更是代表着单位的整体形象。但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事，需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计，通过两天系统化的梳理和强化，相信会给您最专业的职业指导。

课程目标

1、了解专业行政秘书的职责与角色，工作范围与未来展望；2、学习提升工作效率的技巧，包含会议管理、商务写作的步骤、汇报管理等；3、学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧，成为上司的得力助手；4、学习行政秘书人员应该具备的职业素养与职业心态

课程大纲

第一讲：专业秘书/助理的角色认知

一、专业秘书/助理的定义与职业价值

1、行政人员的角色扮演：管家、助手、人际

2、企业需要什么样的行政人员

二、行政文秘的自我定位

三、行政秘书应该具备的六大原则

1.“敬业原则”的7个体现

2.“服从原则”的6种行为

3.“请示原则”的3个类型

4.“独立原则”的6大法宝

5.“互赖原则”的4种理解

6.“功劳原则”的5个剖析

7.案例导入：我的晋升

四、行政秘书如何与上司相处

1.用汇报尊重上司

2.用沟通认识上司

3.用专业引导上司

4.用忠诚成就上司

5.用工作证明自己

6.用原则守住自己

7.案例分析与讨论：向上管理

第二讲：如何提升文秘工作效率

一、行政秘书人际沟通技巧

1、成功沟通的秘诀

1）、沟通的定义

2）、沟通的双向性

2、保证沟通成功的三原则

3、有效职场沟通技巧

1）、人际风格的类型：DISC工具导入

2）、如何与上司沟通

3）、如何与同事沟通

4）、如何与客户沟通

4、上司需要什么样的秘书/助理：白骨精沟通高招

1）、积极倾听

2）、同理心

3）、正向引导法

4）、赞美法

二、高效会议的组织和准备工作

1、会议组织

1）、明确会议目的

2）、确定与会者构成

3）、会议议程

4）、会议时间安排的技巧

5）、制定和发放会议通知

2、会场布置安排2

1）、会场的选定

2）、会场内设备的准备

3）、会场的布置

三、商务写作的金字塔步骤与写作技巧

1、用金字塔结构的思维导图来罗列思想要点

2、报告序言写作技巧及案例：SCQA方法

3、上下层级关系的思想要点组织方法：演绎和归纳推理方法

4、分组内思想要点组织方法：逻辑顺序方法的应用

5、思想要点的表达形式：行动性和描述性两种方法的合理使用

6、注意事项：适当概括，避免使用“缺乏思想”的语句

7、沟通技巧：事前准备----确认需求----阐述观点----处理异议----达成一致----共同行动

8、PPT制作技巧与细节问题

9、报告写作的语言风格

第三讲：高效工作汇报技巧

一、如何正确的汇报工作

1.如何建立良好的工作汇报机制

2.“理清汇报思路”的3个步骤

3.“突出汇报重点”的3个要素

4.“简明扼要”汇报工作2个动作

5.“洗耳恭听”的3个原则

6.“复述要点”的4个细节

7.案例导入：一次工作汇报引发的“血案”

二、汇报中的沟通技巧

1.完整的沟程：信息发送、接收、反馈

2.如何有效的发送信息

3.如何有效的聆听信息

4.如何有效的反馈信息

5.如何有效的运用书面信息

6.如何有效识别肢体语言

7.如何用汇报语言和上司沟通

8.案例导入：小强和小明工作汇报的巨大反差

三、工作汇报的五种形式

1.一对一汇报的特点及注意事项

2.会议形式的汇报特点及注意事项

3.书面汇报的特点及注意事项

4.电话汇报的特点及注意事项

5.案例导入：每项汇报形式都有一个现场演练与辅导

第四讲：行政秘书人员应该具备的职业素养与职业心态

秘书人员所具备的重要素质及能力

1、良好的心态及亲和力

2、人际风格沟通及呈现表达技巧

3、时间管理和控制能力

4、优秀的引导技巧

5、善于倾听和总结归纳能力

6、情绪识别和控制

7、学会赞美和鼓励

8、科学的决策方法

——头脑风暴法

——365决策法

——决策树法

行动学习（世界咖啡）式提炼与总结