行政文秘职业化训练工作坊
课程目标
在当前的市场环境下,企业的经营和发展迫切需要高效率的行政支持系统,各级经理需要有职业化的行政文秘团队,这是每一个组织正确执行指令、及时反馈信息、提高工作效能、展示正面形象的必要条件。本课程的特点之一是用全新的视角审视行政文秘工作,根据其规律和特性,帮助学员认识到,职业化的行政工作可以由被动到主动、由经验管理到科学管理转化,使看似普通的工作有非凡的表现;课程的特点之二是具有极强的实用性和操作性,信息量丰富:这在行政课程体系中并不多见,所提供的管理工具将使课程论述性的内容落地...
课程大纲
第一单元行政文秘工作的基本认知
(一)行政文秘工作的绩效价值
1、协调的功能
2、规范的功能
3、优化的功能
4、执行的功能
5、服务的功能
(二)行政文秘工作的特性和应对
1、工作内容的无形型
2、被动型和突发性
3、工作评价标准的主观性
(三)审视本岗位存在的价值
1、满足领导需求-被上级依赖
3、创造需求-凸显自身价值
3、AMA职业化秘书的素质结构
第二单元企业运营辅助管理
(一)办公事务管理
1、从经验管理到科学管理
2、从不确定性到可控制
3、如何保证管理的有效性
分解工作内容-使复杂的事务变简单
制作管理工具-降低检查和监督的成本
建立工作标准-保证执行过程的可操行性
案例:
1、会议室管理规范
2、前台管理规范
3、差旅管理规范
(二)会议筹划与准备
1、高效的会议管理
了解会议类型
各类会议准备要点
提高会议效率
保证效果的几种会场模式
2、大型会议的统筹管理
l大型会议的统筹的难点和要点
l科学的会议统筹方法
A、分解工作任务-使任务内容明晰化、具体化,避免漏项
B、制作工作包-辅助上级,明确各部门管理责任,避免扯皮推诿
C、制作管理网络图-明确多项任务时限的前后制约关系,避免延误
情景演练:企业年会统筹策划案
第三单元有效的对上沟通与工作协调
(一)有效的对上沟通-获得领导信任
1、学会听懂上级说话,不要想当然
2、问好问题,了解领导的真正需求
3、有效表达,提高建议的采信率
4、积极互动,引导上级的正确思路
5、做好反馈,养成良好的职业习惯
6、主动补台,适应不同上级的行为风格
7、遵循职场操守,不参与办公室政治
8、承接任务三步骤
9、工作汇报四原则
10、接受指令五步法
(二)跨部门的沟通-获得他人支持
1、用好非职务权力,增强个人影响力
2、主动消化问题,不上交或转移矛盾
3、换位思考、了解并分析对方的利益
3、善解人意,了解并消除对方顾虑
5、衡量双方需求,找到大公约数
第四单元:行政接待事务管理
(一)办公室接待礼仪
1、行进与引导的礼仪
2、引见与介绍的礼仪
3、握手与名片礼仪
4、餐桌与会谈礼仪
(二)接待的礼宾次序
1、会议室座次的礼宾次序
2、乘车席位的礼宾次序
3、商务用餐的礼宾次序
(三)商务电话管理
1、商务电话的表达结构
2、有效接听和应答(五要五不要)
3、语言与非语言的表达技巧
4、电话留言与跟进(5W1H)
5、如何为领导挡驾
第五单元个人职业形象管理
(一)文秘职业场合的服饰原则
1、庄重、保守
2、体现企业形象
3、配合企业风格
(二)个人形象管理要点
1、仪容、仪表与仪态
2、职业正装要点
3、职业便装的场合
4、职场发饰与配饰
5、个人工作用品管理
总结与回顾