课程大纲

一、职业化办公工作能力与个人基础素质

1.职业化办公工作能力的主要标准

定义：职业能力体现于员工对职业规范的理解和执行能力。主要包括三方面内容：

第一，是否明确自己应该做什么，即“该做什么、不该做什么”。以此确定工作方向。

第二，能否明确职业规范及工作流程，即“先做什么、后做什么”。以此明确事务规律。

第三，才是掌握如何做，即具体的工具和操作方法，并在高效、高质的过程中达成目标。

然而，在以往的个人（或职业）能力训练中，人们常常将焦点集中于后一个环节（掌握技巧）。导致软件功能虽然学会了，但仍然不能有效落实到自己的实际工作中，并持续挖掘并提升解决具体问题的能力。

所以，有关职业能力提升的技能培训，在很大程度上就是要求职业人士，按职业工作的规范，掌握一套正确的思维模式，养成一系列良好的行为习惯。

2.个人素质的表现及培训难点

我们认为，个人素质及能力的表现主要包括两个方面：

一是能否具有正确的思维模式，二是能否具有扎实的行为（或动手）能力。

偏重前者，可能导致纸上谈兵；侧重后者，则易产生埋头拉车的后果。所以，素质修炼应当是集思维模式培养与行为能力训练的全方位过程。

不论提升工作能力，还是增强个人素质，关键在于坚持不懈地进行上述两方面的修炼（需要反复的过程和自我约束）。这一特点，就决定了修炼的过程不可能在一朝一夕之内完成，而是在重复和反刍中升华的。这恰恰就是素质教育、能力培训的难点。

针对素质修炼和能力培养的这一难点，我们提出了自己的观点：借助工具的使用，降低修炼过程的难度（简化操作），减少有规律且重复性的操作过程，同时在规范使用工具的过程中锁定（养成）高效的职业化办公行为习惯。

所以，我们的课程将提供一个重复训练的过程。在此过程中，我们借助工具，帮助学员简化有规律且重复的繁杂操作（效率）、提高操作过程的精度（质量）、养成良好的行为习惯（素质），以此达到提升工作能力和个人素质的目标。

针对职业化办公文档制作能力的提升，我们的训练工具就是Office软件。

常用Office课程

1、借Word提升职业化行文写作与表述能力（6～12h）

本课程从行文、写作的规律出发，重点说明简化规范文稿的制作技巧，在提高效率的前提下改善行文质量（结构清晰、版式规范、操控简单）。具体内容包括：

教学阶段

主要教学内容

按规范流程制作电子文稿

—职场行文规范及人与计算机交流的基本方法：

规范行文特点和职业化电子文稿的评价标题（“文档结构图”、“样式和格式”窗格），人机交流方法（光标特点及解读、工具按钮状态与格式对应关系、菜单分布规律），空格使用乱版处理技巧；

—输入规则和技巧：键盘控制（中英键盘及标点切换、输入法选择、全半角切换），输入技巧（汉字输入技巧、符号输入技巧），文字内容的检查和更改（拼写语法、自动更正、批量替换），简繁转换，中英翻译等；

—文字内容编辑：编辑的定义（目的、对象、操作内容等），正确选择操作对象（插入点、字、词、句、段落等），编辑技巧（菜单法、按钮法、拖拉法、右键法、快捷键法等）；

—文稿格式修饰：修饰的定义与编辑的区别，字符格式（规则、技巧）、段落修饰（对齐方式、缩进、间距等），框线和背景修饰（段落加框及特殊处理、文字加框、页面加框），项目符号和编号设置（符号特点、设置技巧和使用限制、项目编号的特点、处理技巧和应用问题、多级符号的使用环境和设置方法）等；

—文稿整排版：纸张设置（纸型、方向、页边距等），页眉和页脚（作用、设置方法）、分栏排版，特殊版式等；

—文稿保存和打印：保存类型（命名保存、覆盖保存与备份设置、版本保存、定位保存、更名保存、变类型保存、加密保存等），打印（常规，特殊打印设置）。

使用模板、样式快速创建规范文稿

—样式应用：样式的作用（规范当前文稿的各类段落的格式），创建样式的方法（修改法、匹配法、命名法），样式的管理方法（删除样式、通用样式、样式快捷键）、样式的使用方法（点名法、匹配法、弹琴法、大纲法），用样式与多级符号建立规范文稿的结构，样式的三种扩展应用（纲目结构编辑、目录自动生成与更新、文档结构与演示文稿结构的关联）等。

—模板应用：模板的作用（规范同类文稿重新制作时的整体版式风格），创建模板的方法（建立规范文档、控制常量和变量、保存模板文档），用模板文档处理不规范文稿（调用方法、处理方法）等；

—规范企业行文流程：针对企业内相对固定的文件类型创建一组模板；行政手段部署并分发；用模板提升企业整体行文效率和质量（工作方法）。

用字、表、图三要素丰富文章内容

—文字处理：前两部分知识的综合运用；

—表格应用：表格的类型（文书表格和电子表格），创建表格（结构计算法、绘图法、文本转表格法等），表格编辑（正确选择表格对象，常规编辑、表结构编辑），表格修饰（格线、填充），表格排版（大小、位置、版式），表格的特殊处理（斜线表头、表头跨页、表属性），表格编辑问题的处理技巧等；

—图文混排：图对象的类型，添加图形（剪贴画、图片、艺术字等），图形编辑（图形对象的定位、大小、位置等）、图形修饰（框线、背景等），图形对象的排版（嵌入型、非嵌入型的应用环境和处理技巧），图形对象的排版问题处理等。

长文章处理技巧

（选择内容）

—利用纲目结构审改文稿（显示文档结构图、纲目结构编辑）；

—制作目录（制作、更新）；

—插图插表处理（表题注与图题注自动编号、交叉引用与更新）；

—电子文稿制作（书签、超链接）；

—文章审阅（修订、批注、整合）。

以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整，或针对指定要求增减内容。

2、借Exce提升职业化数据处理、分析和表达能力（12h）

本课程从数据管理的规则出发，重点说明两方面内容，即（结构）合理、（数值）准确地创建电子表格，以及从表格数据中灵活获取有用信息的技巧。具体内容包括：

教学阶段

主要教学内容

创建结构合理且数据准确、有效的电子表格

（避免生产垃圾表格）

说明数据管理的规则及规范建表的原则（展示问题、说明方法）

—建立合理的表格结构：认识数据规范和类型、明确正确搭建表结构的控制内容，以及创建表格过程的注意事项；

—控制数据的有效性：导致数据问题的原因，现有数据的调用法、批量数据的导入法，规范表头的填充法，数据有效性的控制法；

普通公式常规处理：创建公式（格地址法、数值法、名称法），公式复制（含意、方法、注意事项）、公式跟踪（审核、监视）；

—表格编辑（控制结构）：编辑的定义，正确选择操作对象（单元格、区域、列、行、工作表等）、表格的结构性编辑（插入、删除、移动）、内容编辑（添加、移动、复制、清除）；编辑对象和名称及命名方法；

—表格修饰（增强效果）：数字格式（常规、特殊和自定义），对齐方式（水平、垂直、文字和特殊），格线和背景（控制方法、套用格式），运行保护（意义锁定、隐藏）、条件格式等；

—表格数据的保存和打印：保存的类型、作用和处理方法，表格内容的打印（小表格、大表格设置、超大表格的打印和显示控制技巧）。

从表格数据中获取有用信息

（在结构合理和数据准确的基础上进行）

—用图表分析数据

创建图表，包括准确描述图表的创建目标，正确选择数据范围和图表类型。

图表编辑和修饰，包括认识图表内部各类编辑对象并正确选择、编辑（与大小和位置相关的一组操作）、修饰（与框线背景格式相关的一组操作）

—图表分析技巧：转置图表的作用和分析方法、改变图表类型的作用的分析方法、利用第2Y轴的作用和处理方法、综合练习

—公式复制及引用关系：相对引用、绝对引用、混合引用

—函数应用：特殊及函数式阅读说明、常用函数介绍（逻辑函数IF、三类计数函、查找引用函数Lookp、函数套方法、函数自学方法）

—数据统计：规范化数据整理、排序（常规处理、多重排序、恢复）、筛选（自动、高级）、分类汇总（结构性、筛选型）、透视统计（作用、条件、处理技巧、动态发布）

—其他应用：超链接、记录宏（作用、制作、使用）

以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整，或针对指定要求增减内容。

3、借PowerPoit提升职业化演讲、表述及展示能力（6h～12h）

本课程从演讲展示活动的规律出发，重点说明三方面内容，即演示文稿的结构层次要清楚，幻灯片展示内容要丰富且易理解，演讲过程的有效控制技巧等。具体内容包括：

教学阶段

主要教学内容

按演讲规则建立演示文稿的结

—演讲规律和演示文稿制作特点：

演讲规律（看、听、记），多视图工作环境、多角色分工规律（演示文稿制作者、演讲者），有效表达元素（图形字符、表格和图表、绘画图片、声音和电影）；

—演示文稿的结构：片头和摘要页制作，结构编辑（大纲视图、升降级、位移和展开、折叠技巧）；

—幻灯片页处理：处理对象（文本、框、页），编辑（与位置相关的技巧），修饰（与格式相关的处理方法），页面排版（幻灯片版式选择、添加主题背景、控制独立幻灯片背景等）；

—预演排练习：幻灯片浏览视图，控制放映顺序，显示/隐藏幻灯片，自定义放映组，排练习技巧等；

—演示文稿的保存和打印：常规保存（保存和另存为），特殊保存（打包、发布成网页）；

—统一演示文稿版式：用母版统一当前演示文稿的版式（各级标题、固定元素），用模板统计同类演示文稿风格（常量、变量，保存和套用模板的方法等）。

添加适合表达信息的演讲元素

—各类图形字符：添加图形字符（艺术字、自选图形、文本框、SmartArt等），图形对象的处理技巧（选择、编辑、修饰、排版等）；

—表格和图表：作用，添加（创建、嵌入粘贴、链接粘贴、选择性粘贴，导入数据生成图表等）；

—图示和组织结构图：作用，绘图（选择、绘图、添加相关元素、编辑、修饰和排版等）；

—绘画：绘画工具（自选图形、剪贴画、图片等），绘图方法，多图形对象的处理（对齐分布、叠放顺序、组合拆分等）；

—多媒体对象：添加声音（独立幻灯片配音，背景音乐），添加电影（加屏幕、加放映机、直接放电影），添加Fash（作用、方法）。

设置对画控制演讲的过程和节奏

—动画设置：幻灯片切换动画（效果、速度、配音、方式），自定义动画（动画类型、动画效果、节奏控制、案例演示和分析等）；

—放映设置：放映方式（连续放映、循环放映），跳转控制（超链接），放映控制（预演排练、设置旁白等）；

—放映过程中的交互：板书笔（笔型、颜色和使用）、屏幕讨论和记录（工具、使用，保留墨迹等）。

以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整，或针对指定要求增减内容。

4、借Otook养成事务记录查询和跟踪的良好习惯（3h～6h）

本课程针对日常办公活动的杂乱事务，说明如何借助工具养成信息记录、查询，以及跟踪的良好习惯。包括：个人信息化工作平台的搭建和维护、电子邮件的处理方法和技巧、工作日程的记录和管理等等。具体内容包括：

教学阶段

主要教学内容

建立电子邮件管理系统

—个人Otook工作环境搭建：启动Otook，认识工作项目和界面工具；建立个人账户资料及联系资料（邮箱申请、账户配置及测试、初始状态设置）等；

—建立联系人资料库：添加联系人、创建联系人组、个性视图设置、查找联系人资料、生日提醒，从Exce导入（联系人）资料，或导出应用等；

—制作与发送电子邮件：设置邮件信息（收件、抄送和密送、主题等），撰写邮件内容，添加附件或项目，设置发送选项（重要性、敏感性、回执等），发送邮件（常规发送，选择发件人等），发送检查，回收邮件（服务器功能）等；

—接收与处理：手工接收，阅读（选择不同阅读方式）。处理（回复、转发等技巧），收集发件人邮件，设置外出助理（服务器功能）等；

—邮件管理和归档：建立归档文件夹、手工归档、用规则归档，建立本地数据文档等。

用Otook处理日常办公事务

—日程管理：时间管理（日历创建、使用等）、约会与事件（两者区别、创建、编辑修饰、查看及监控等）、会议管理（条件、创建、发送跟踪，结合案例应用练习）、归档和管理（建立子文件夹、归档、查找、规则）；

—任务管理：任务的创建、浏览地址、搜索工具，跟踪（快速收藏、收藏分类（文件夹）；

—日记便笺：日记的作用、建立、使用等；便笺的添加修饰（记录某一瞬间的想法和管理灵感）；

—其他综合应用：信息查找（常规、高级、分组显示、分类显示）、数据管理如数据的导入导出、数据备份、数据加密等。

以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整，或针对指定要求增减内容。

,o-spacer:''''''''yes''''''''">放映过程中的交互：板书笔（笔型、颜色和使用）、屏幕讨论和记录（工具、使用，保留墨迹等）。

以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整，或针对指定要求增减内容。

4、借Otook养成事务记录查询和跟踪的良好习惯（3h～6h）

本课程针对日常办公活动的杂乱事务，说明如何借助工具养成信息记录、查询，以及跟踪的良好习惯。包括：个人信息化工作平台的搭建和维护、电子邮件的处理方法和技巧、工作日程的记录和管理等等。具体内容包括：

教学阶段

主要教学内容

建立电子邮件管理系统

—个人Otook工作环境搭建：启动Otook，认识工作项目和界面工具；建立个人账户资料及联系资料（邮箱申请、账户配置及测试、初始状态设置）等；

—建立联系人资料库：添加联系人、创建联系人组、个性视图设置、查找联系人资料、生日提醒，从Exce导入（联系人）资料，或导出应用等；

—制作与发送电子邮件：设置邮件信息（收件、抄送和密送、主题等），撰写邮件内容，添加附件或项目，设置发送选项（重要性、敏感性、回执等），发送邮件（常规发送，选择发件人等），发送检查，回收邮件（服务器功能）等；

—接收与处理：手工接收，阅读（选择不同阅读方式）。处理（回复、转发等技巧），收集发件人邮件，设置外出助理（服务器功能）等；

—邮件管理和归档：建立归档文件夹、手工归档、用规则归档，建立本地数据文档等。

用Otook处理日常办公事务

—日程管理：时间管理（日历创建、使用等）、约会与事件（两者区别、创建、编辑修饰、查看及监控等）、会议管理（条件、创建、发送跟踪，结合案例应用练习）、归档和管理（建立子文件夹、归档、查找、规则）；

—任务管理：任务的创建、浏览地址、搜索工具，跟踪（快速收藏、收藏分类（文件夹）；

—日记便笺：日记的作用、建立、使用等；便笺的添加修饰（记录某一瞬间的想法和管理灵感）；

—其他综合应用：信息查找（常规、高级、分组显示、分类显示）、数据管理如数据的导入导出、数据备份、数据加密等。

以上内容可以根据学员情况或单位要求进行适当调整，或针对指定要求增减内容。