如何借Excel提升职业化数据处理、分析和表达能力
课程目标
强化人机交流方法,简化复杂且重复性的操作过程,以提高工作效率。将管理概念和简化处理方法融入软件功能的使用中,以提升工作质量。
课程大纲
第1阶段教学内容包括:
如何明确制表目标,并合理搭建表体结构;如何有效控制表格数据的准确性和有效性;同时说明目前制表过程中普遍存在的一些问题。
明确制表过程的“编辑”操作,包括目的、内容、对象及相关高效处理技巧(准确选择、快速操作等)。
明确表格“修饰”操作的目的、对象、内容,以及突出重点数据的规则和处理技巧等。
按规范保存电子表格数据并重复使用的技巧。
针对电子表格数据的打印输出及相关屏幕显示要求,说明相应技巧等。
第1阶段课程,通常包含着创建电子表格的必会应用内容,重点介绍如何按规范的工作流程完成职业化电子表格的创建(包括正确搭建表体结构,以及有效控制数据的准确性)。其目的在于避免生产垃圾数据,影响第2阶段的课程(数据的灵活分析和处理)。
(一)对表格数据进行简单分析的技巧(辅助内容)
这部分教学内容以概念为主,简单介绍一些具体的操作方法。包括:
概述图表功能、简单图表的创建,展示图表分析的要点;
介绍数据分析中的算法和作用,概述公式复制的引用关系,说明常用函数的使用技巧;
概述数据库功能的作用,说明简单的排序、筛选和汇总方法。
(二)具体内容
(三)创建结构合理且数据准确、有效的电子表格
教学目的:
认识数据管理的规律和规则,明确创建表格的重要性和具体方法,保证表格数据可以有效地运用于后期使用和分析过程。
主要教学内容
说明数据管理的规则及规范建表的原则(展示问题、说明方法)
—合理搭建表格结构的思路和方法:认识数据规范和类型、明确正确搭建表结构的控制内容,以及创建表格过程的注意事项;
—控制数据有效性的方法:导致数据问题的原因,现有数据的调用法、批量数据的导入法,规范表头的填充法,数据有效性的控制法;
普通公式常规处理:创建公式(格地址法、数值法、名称法),公式复制(含意、方法、注意事项)、公式跟踪(审核、监视);
—表格对象的编辑(控制结构):编辑的定义,正确选择操作对象(单元格、区域、列、行、工作表等)、表格的结构性编辑(插入、删除、移动)、内容编辑(添加、移动、复制、清除);编辑对象的名称(意义和使用)及命名方法;
—表格对象的修饰(增强效果):数字格式(常规、特殊和自定义格式),对齐方式(水平、垂直、文字和特殊),格线和背景(作用,控制方法、套用格式、区域与表转换),简单介绍条件格式的作用及使用技巧等;
—表格数据的保存和打印:保存的类型、作用和处理方法,表格内容的打印(小表格、大表格设置、超大表格的打印和显示控制技巧)。
(四)从表格数据中获取有用信息
教学目的:
认识表格数据在灵活分析中的作用、条件和方法,以便在深入学习的过程中选择合适的教学内容。
主要教学内容
—用图表分析数据:图表的作用和创建方法,简单的图表编号和修饰技巧
—图表分析技巧:展示“转置”、“图表类型”和“第2Y轴”的分析作用
—算法及使用说明:公式复制与引用关系,常用函数介绍(逻辑函数IF)
—数据统计:规范化数据整理、排序、筛选、分类汇总
以上内容为常规课程的大纲(建议课时为6小时,即一天)。实际教学内容可以在此基础上,根据学员情况或单位要求进行适当调整,或按指定要求增减教学内容(预先沟通)。