课程目标

了解职业业秘书的角色和任务，培养积极的工作心态；建立正确的秘书职业形象意识，系统掌握商务礼仪规范；学会如何高效处理办公室事务，全面掌握秘书日常管理技能；了解策划和组织各类大型会议的常识，恰当、合理地为上司安排行程；建立和谐、顺畅的人际关系，在工作场合游刃有余；学习专业的公文处理技巧，向上司交出亮丽的成绩单。

课程大纲

模块一职业秘书的角色定位与素质要求

一．职业秘书的角色定位

职业秘书的角色定位

职业秘书的性质

职业秘书的任务

二．职业秘书的素质要求

现代企业对秘书的职业要求

职业秘书应具备的素质

职业秘书应具备的技能

模块二职业秘书的职业形象与商务礼仪

一．职业秘书的职业形象

良好的印象

职业形象的仪态塑造

打造秘书的职业衣橱

如何注意形象的细节

打造秘书的职业妆容

二．职业秘书的商务礼仪

见面问候四步曲—问候、介绍、握手、递名片

接待的商务礼仪—待客礼仪、语言礼仪、送客礼仪

日常礼仪—座次礼仪、乘车礼仪、楼道电梯礼仪、引领礼仪

用餐礼仪—中餐、西餐、自助餐礼仪

模块三职业秘书的日常管理技能

一.管理客人—接待访客的技能

接待客人的工作流程

访客识别与分类

日常访客的接待流程

VIP客人的接待技巧

5接待客人的前期准备工作

洽谈室、会议室的安排

二．管理上级—为上级规划合理时间表的技能

为上级规划一张合理的工作时间表

上级的“记事簿”和“定时钟”

上级的“电话簿”与“企业部门人员与外部单位联络单”

三．管理文挡—将文挡理顺和用活的技能

两种文件夹排序方式

三种文件夹管理方法

规范文件命名四要素

5S高效文档日常管理

四．管理部门—上级的传令兵和工作执行的跟催者

了解公司的组织架构图与工作权限

签呈管理技巧

专项工作管理技巧

PDCA—做过程管理、关键点管理的跟催者

五．管理会议—掌握会议管理的技能

高效会议的特征

高效会议管理流程

会议的提出与议题的确立

议程计划

选择与会者

会议的准备

会议决议

会议纪要

会议的跟踪

六．管理电话—掌握电话沟通的技能

美好的电话形象

电话应答的艺术

电话记录的技巧

手机与短信礼仪

七．

管理环境—将工作环境整顿得井井有条的技能

办公环境5S管理

需要的信息资料即刻拿到

信息共享与信息保密

八.管理时间—创造有效时间的技能

自我时间管理评估

浪费时间的因素分析

时间管理矩阵

时间管理的方法与技巧

模块四职业秘书的沟通协调技能

一.有效沟通的障碍

有效沟通的要素

组织沟通面临的挑战

组织沟通不良的信号

影响有效沟通的因素分析

二.沟通的改善技能

理解沟通障碍

充分运用沟通的工具

有效的表达技巧

积极聆听的技巧

信息的反馈与接受

建立良好的沟通环境

三．职业秘书与上级的沟通

了解你的上级

知道上级对你的期望在哪里

学会适应不同风格的上级

增加你对上级的价值

四．职业秘书与部门的沟通

摆正关系,你是代表上级的联络者而非上级

摆正沟通,你是信息的正确传达者而非是非传播者

摆正立场,在部门间出现矛盾时要站在公司立场协调解决

改善流程,善于找出问题点并提出解决方案