课程目标

1、明确各级行政管理人员的职业发展方向

2、学会编写自己的岗位说明3、明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识

4、学会奠定非领导的“领导“地位

5、运用流程化管理技能提升行政管理工作水平

6、有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率

7、规范文档管理为企业运营发挥重要作用

8、提升商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力

9、学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧

10、了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象

课程大纲

第一部分职业素养篇

一、秘书/行政助理职业特性与素质要求

1、秘书/助理人员的自我角色定位

◇初级秘书/助理：事务性文员

◇中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理

◇高级秘书/助理：独立管理＋事务处理

视频：为什么不提拔我？

现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

2、优秀秘书/助理人员的胜任素质

◇如何提升秘书/助理人员的素质

◇优秀秘书与一般秘书的差异

——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

二、秘书/助理的职业生涯规划

1、什么是职业生涯规划？

2、为何要进行个人职业生涯规划？

◇分析自我，确立人生的方向

◇准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

◇看到秘书/助理职业发展规划的前景，提供前进的动力

——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

3、职业生涯规划的简单步骤

◇掌握SWOT分析工具进行自我分析

◇运用“5W提问”法进行自我分析

→WhatIam?我是什么样的人？→WhatIwat?我想要什么？

→WhatIcado?我能做什么？→WhatfitImost?什么是适合我？

→WhatIcachoose？我能够选择什么？

——走进实战：“我的命运我把握，我的前途我做主。”

运用SWOT分析工具认识自我

三、秘书/助理商务礼仪规范

1、塑造良好的个人职场形象

◇着装的TOP原则◇“拒绝”着装败笔——着装误区

◇恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人

——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

2、基本商务礼仪

◇办公室礼仪◇接待礼仪

◇电话礼仪与应对技巧

——现场演示：如何着装让我更优雅和自信

四、办公室5S管理

◇5S的概念◇推行5S的重要性

◇如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

◇长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧

第二部分工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

◇时间管理的误区

◇时间管理的原则

√目标管理与80/20法则√缓急轻重的优先管理

√个人时间与领导工作时间计划与安排

◇时间管理小窍门

◇办公室接待与电话处理

◇上级的时间管理与安排

◇自我情绪控制与压力管理

◇上司出差日程管理与工作计划(小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”)

我们每个人的生命就是时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。

每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，

但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？

二、会务组织与管理

◇成功组织会议的技巧

◇组织阶段的工作：

[1]会前准备[2]会中协助[3]会后整理

◇会议座次安排的学问

练习：小组讨论：如何协助召开公司例会案例：如何应对会议中的“漏洞”？

三、信息、文档管理与运用

1、信息收集

◇信息工作的六个基本要求和三个诀窍◇收集信息工作的三个诀窍

◇信息的查实及传递◇信息的储存与保密

2、文档管理

◇文档分类及储存的工作规范◇文档查阅及分装的工作规范

◇文档销毁及保密的工作规范(案例：李秘书的返工引起的深思)

四、行政公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

◇通用公文：

→报告→请示→批复→函

→决定→公告→通告

◇事务公文：

→工作计划→工作总结→会议纪要

◇礼仪文书：

→请柬→介绍信→推荐信

——案例分享：请示/报告混为一体

撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

第三部分统筹管理篇

一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

——游戏导入：“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

1、成功沟通的秘诀

◇学会聆听：不轻易打断对方的话◇怎样反问：了解对方的需求

◇如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是◇表明立场：拒绝的艺术

◇提出解决方案：提出2-3个解决方案(案例：如果是你该怎么说？)

2、有效沟程及环节

◇信息发送、接收、反馈

◇有效发送的技巧(现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事)

3、认识你的沟通对象

◇与上级沟通的原则◇与各种性格的领导打交道技巧

◇跨部门的沟通技巧(游戏：究竟是谁的错？)

二、行政管理人员办公室事务管理

◇后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

◇办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）

◇员工安全和保密工作

◇公共关系管理

全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末

——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？

三、事物性项目性工作的组织管理

◇事务工作有哪些◇学会列事务清单

◇用项目计划管理工作(演练:如何设计大型接待计划并实施)

四、课程分享：我学到了什么？