高级秘书行政助理技能提高培训课程
高级秘书行政助理技能提高培训课程
课程目标
在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对秘书水平要求也越来越高，对秘书人员的专业素质也提出更高的要求，秘书人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好秘书工作的。很多时候想为领导做得更多，却总是因不懂领导被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难“想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导对下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值。
课程大纲
第一部分秘书角色认知
一、秘书的职业特性与素质要求
1、准确自我定位
◇高级秘书与初级、中级秘书工作内容有什么不同
——视频：为什么不提拔我？
——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”
◇秘书与助理区别
2、如何提升秘书人员的素质
◇优秀与一般的差异——修炼良好心态
——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？
种人认为：秘书就是个“万金油”角色；
第二种人认为吃年轻饭，混日子；
第三种人是有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越
——案例：老板眼中的五星级秘书/助理
二、秘书职场礼仪规范
1、塑造良好的个人职场形象——你的形象直接影响公司形象
◇职业形象六要素
◇“拒绝”着装败笔——着装误区
◇恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？
——案例：你的老大用你做秘书，她的品位也不过如此了
2、基本职场礼仪
◇办公室礼仪
◇待礼仪——形体仪态的训练
※站姿—体态美的起点
※坐姿—高雅仪态的展示
※走姿—动态美的展示
※表情—内心世界的窗口：目光、笑容
◇接待礼仪
※有约接待
※无约接待
◇电话礼仪与应对技巧
——现场演示：如何着装让我更优雅和自信
三、办公场所5S管理
◇5S的概念
◇推行5S的重要性
◇如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
◇长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧
职业形象塑造，不是您个人的事，常听到这样的话，看到您就看到了您领导的品味。责任重大
从改变自己开始吧！
——案例：为什么有需求，见了你后需求就没有了
第二部分工作技能篇
一、高级秘书的时间管理及工作统筹要求
1、时间管理的误区
2、时间统筹的5种方法
——现场演示：整理你平时工作中1天的时间，临时工作所在你一天工作中的比例多数？
盘点你的工作效率。
3、练习2：整理一个秘书的工作日程
◇时间管理小窍门
◇办公室事务处理技巧
◇上级的时间管理与安排
◇上司出差日程管理与工作计划
案例：如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧
——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理好你的时间，让自己活出精彩？
案例：从种树任务分析您解决问题的思路
——做正确的事，不仅是把事做对
大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？其实是可能的，老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀
二、会务组织与管理
◇成功组织会议的技巧
◇组织阶段的工作：
——会前准备
——会中协助
——会后整理
◇会议座次安排的学问
——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会
——案例：如何应对会议中的“漏洞”？
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
◇信息工作的六个基本要求和三个诀窍
◇收集信息工作的三个诀窍
2、文档管理
◇文档分类及储存的工作规范
◇文档查阅及分装的工作规范
◇文档销毁及保密的工作规范
——案例：李秘书的返工引起的深思
四、高级秘书公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文写作的方法
◇写作原则
◇写作特点
3、常用行政公文写作规范及训练
◇通用公文：
→通知
→请示
→批复
◇事务公文：
→工作计划
→工作总结
→会议纪要
现场模拟：会议记录及纪要训练
现场研讨：领导公文文种混淆（关于……请示报告），您如何处理来？
第三部分统筹管理篇
一、高级秘书人际沟通与工作协调技巧
——游戏导入：“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。
1、成功沟通的秘诀
◇学会聆听：不轻易打断对方的话
◇怎样反问：了解对方的需求
◇如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是
◇表明立场：拒绝的艺术
◇提出解决方案：提出2-3个解决方案
——案例：如果是你该怎么说？
为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2、有效沟程及环节
◇信息发送、接收、反馈——沟通漏斗
◇有效发送的技巧
——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事
3、认识你的沟通对象
◇与上级沟通的原则
◇与各种性格的领导打交道技巧
◇跨部门的沟通技巧
◇与客户沟通
——游戏：究竟是谁的错？
研讨九型人格学问——教您认识自己和他人的工具
——只有“懂领导”才能帮领导
二、高级秘书人员办公室事务管理
1、了解企业行政管理内容：
◇后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）
——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？
◇办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）
◇员工安全和保密工作
◇事务工作有哪些
◇学会列事务清单
◇用项目计划管理工作
——现场演示行政事务工作：1、搬家后员工提出不满，如何解决？
2、如何合理安排分布办公室？
3、如何为上司整理办公室？
四、秘书的自我情绪控制与压力管理
——现场测评你的压力等级
1、培养快乐的心理
2、战胜你的弱点
3、如何有效控制情绪的技巧
4、如何进行压力管理的方法
【实施方式】
讲授、小组讨论、案例分析、角色扮演、情景游戏、堂后考试等。
